3 פרומפטים לקלוד שכל מנהל כספים צריך לעבודה השוטפת
רוב מנהלי הכספים כבר ניסו פעם לשאול צ'אט בינה מלאכותית שאלה, וקיבלו תשובה כללית מדי. הבעיה כמעט אף פעם לא בכלי. היא בשאלה. פרומפט טוב הוא כמו הנחיה טובה לאנליסט חדש בצוות: הוא מקבל תפקיד, הקשר, משימה ברורה ופורמט, ואז הוא יודע מה לעשות.
במאמר הזה: קצת רקע על קלוד ועל הדרך הנכונה לעבוד איתו, ואחריו שלושה פרומפטים מוכנים להעתקה, לעבודה השוטפת של מנהל כספים: ניתוח סטיות תקציב, סיכום ניהולי להנהלה ובקרת נתונים.
רקע: מה זה קלוד ומה הוא מתאים לעשות
קלוד הוא עוזר בינה מלאכותית של חברת Anthropic. עובדים איתו בשיחה, בדפדפן או באפליקציה, ואפשר לצרף לשיחה קבצים כמו אקסל, CSV ו-PDF. הוא חזק בעיקר בשלושה דברים: ניתוח וארגון של מידע, כתיבה וסיכום בשפה ברורה, ובדיקה של מסמכים וטבלאות בחיפוש אחרי חריגות.
חשוב להבין מה הוא לא: הוא אינו מחובר למערכת ה-ERP או להנהלת החשבונות שלכם, אלא אם חיברתם אותו במפורש. הוא עובד רק עם מה שהדבקתם או צירפתם, והוא יכול לטעות, בעיקר בחישובים על טבלאות גדולות ובפרטים שלא סיפקתם לו. לכן הוא עוזר לעבודה, ולא תחליף לשיקול הדעת המקצועי שלכם.
חמישה כללים לפני שמתחילים
- פרטיות קודם. אל תעלו מידע אישי מזהה או מידע סודי שהארגון לא אישר להעלאה. הסירו שמות עובדים, תעודות זהות ומספרי חשבון, ובדקו את מדיניות הארגון ואת הגדרות הפרטיות בחשבון שלכם.
- תנו הקשר. ציינו מי אתם, מי הקהל של התוצר, באיזה תחום העסק פועל ומה המטרה. ככל שההקשר מדויק יותר, התוצאה רלוונטית יותר.
- הגדירו פורמט. טבלה, נקודות, מספר מילים, שפה. בלי זה תקבלו טקסט ארוך שקשה להשתמש בו.
- אמתו מספרים. בקשו שיראה את החישוב, ובדקו מספרים מהותיים מול המקור לפני שמעבירים הלאה. אפשר גם לבקש ממנו לסמן במפורש כל הנחה שהוא עשה.
- המשיכו את השיחה. התשובה הראשונה היא טיוטה. אפשר לבקש "קצר יותר", "לשון פשוטה יותר" או "תפרט את הסעיף השלישי".
איך בנוי פרומפט טוב
כל שלושת הפרומפטים כאן בנויים באותו מבנה, וכדאי לאמץ אותו לכל פרומפט עתידי: תפקיד (מי הוא בשיחה), הקשר (מה הנתונים ולמי התוצר), משימה (שלבים ממוספרים), כללים (מה אסור ומה חובה) ופורמט (איך התוצר נראה). את מה שבסוגריים מרובעים מחליפים בפרטים שלכם.
פרומפט 1: ניתוח סטיות תקציב מול ביצוע
מתי משתמשים: בסוף כל חודש, כשיש טבלת תקציב מול ביצוע ואתם צריכים להבין במהירות איפה הכסף זז ואילו שאלות לשאול את בעלי התקציבים.
תפקיד: אתה אנליסט פיננסי בכיר שעובד עם מנהל כספים.
הקשר: מצורפת טבלת תקציב מול ביצוע לחודש [חודש] בחברה בתחום [תחום פעילות]. העמודות: סעיף, תקציב, ביצוע בפועל, שנה קודמת.
משימה: 1. חשב סטייה בשקלים ובאחוזים לכל סעיף.
2. זהה את חמש הסטיות המהותיות ביותר (לפי סכום, לא רק לפי אחוז) וציין אם כל אחת משפרת או פוגעת ברווח.
3. לכל סטייה מהותית הצע שתיים עד שלוש השערות להסבר, ושאלה אחת שכדאי לשאול את בעל התקציב.
כללים: אל תמציא נתונים שאינם בטבלה. אם חסר מידע, ציין מה חסר. הצג את החישובים כדי שאוכל לאמת אותם.
פורמט: טבלה של הסטיות המהותיות, ואחריה פסקה של שלוש שורות להנהלה.
מה מקבלים: רשימת סטיות מסודרת עם השערות ושאלות מוכנות לשיחה עם בעלי התקציבים, ופסקה שאפשר להדביק במצגת. טיפ: אחרי התשובה הראשונה בקשו "מה היית בודק קודם, ולמה", כדי לתעדף את הבירורים.
פרומפט 2: סיכום ניהולי חודשי להנהלה
מתי משתמשים: כשצריך להפוך מספרים לסיפור שמנכ"ל או דירקטור שאינם אנשי כספים יבינו בקריאה של דקה.
תפקיד: שמש בתפקיד מנהל כספים שמכין סיכום חודשי להנהלה.
הקשר: קהל היעד הוא מנכ"ל ובעלי עניין שאינם אנשי כספים. מצורפים נתוני החודש: [הכנסות, רווח גולמי, הוצאות תפעוליות, תזרים, יתרת מזומנים] והשוואה לתקציב ולחודש המקביל אשתקד.
משימה: כתוב סיכום ניהולי של עמוד אחד:
1. שלוש שורות תחתונות.
2. מה הלך טוב ומה דורש תשומת לב.
3. סיכונים והזדמנויות לחודש הבא.
4. שלוש החלטות או פעולות מומלצות, עם אחראי מוצע לכל אחת.
כללים: שפה פשוטה, בלי ז'רגון מקצועי. כל מספר חייב להופיע בנתונים שצירפתי. סמן במפורש כל הנחה שלך.
פורמט: כותרות קצרות ונקודות, עד 250 מילים.
מה מקבלים: טיוטה מוכנה למייל או למצגת. טיפ: שמרו סיכום חודשי טוב כדוגמה, והדביקו אותו בפעם הבאה עם הבקשה "כתוב באותו סגנון". כך הסגנון נשמר מחודש לחודש.
פרומפט 3: בקרת נתונים וחיפוש חריגות
מתי משתמשים: לפני סגירת חודש או התאמת בנק, כשיש קובץ תנועות או חשבוניות ספקים ורוצים סינון ראשוני של מה שדורש בדיקה אנושית.
תפקיד: פעל כבודק בקרה פיננסית.
הקשר: מצורף קובץ [תנועות הנהלת חשבונות / חשבוניות ספקים / התאמת בנק] לתקופה [תקופה]. הוסר ממנו מידע מזהה רגיש.
משימה: 1. אתר רשומות כפולות או חשודות ככפולות (אותו ספק, סכום ותאריך קרובים).
2. אתר סכומים עגולים חריגים, תנועות בסוף שבוע או בחג, וסכומים גבוהים בהרבה מהרגיל לאותו ספק.
3. אתר חוסרים בנתונים (תאריך, ספק, מספר אסמכתא).
4. לכל ממצא ציין מספר שורה, מה נמצא, למה זה חשוד ודרגת דחיפות.
כללים: אל תסיק שיש הונאה. סמן רק חריגות לבדיקה אנושית. אם הקובץ גדול מדי לבדיקה מלאה, אמור זאת במפורש ובדוק מדגם.
פורמט: טבלה לפי דרגת דחיפות.
מה מקבלים: רשימת בדיקות מסודרת שמקצרת את הסריקה הראשונית. טיפ: זה סינון ולא תחליף לבקרה. בקובץ גדול, הדרך האמינה יותר להשלמת הבדיקה היא לבקש גם נוסחאות או שאילתות שאפשר להריץ באקסל או בבסיס הנתונים.
איך הופכים את זה לשגרה
שמרו את שלושת הפרומפטים במסמך אחד, והחליפו בכל פעם רק את הפרטים שבסוגריים. אם אתם עובדים עם קלוד באופן קבוע, אפשר לשמור הוראות קבועות על העסק שלכם (מבנה הדוחות, מונחים, סגנון כתיבה), כדי שלא תצטרכו לחזור עליהן בכל שיחה. בדקו איזו אפשרות קיימת בתוכנית שלכם.
ובסוף, העיקרון החשוב ביותר: קלוד מקצר את הדרך, ואתם נשארים אחראים על התוצאה. מי שבודק, מאמת ומחליט הוא מנהל הכספים.
הצטרפו לקהילה
הפרומפטים הכי טובים נולדים מהניסיון של אנשים שעובדים בפועל. אם יש לכם פרומפט שעבד לכם מצוין, שאלה שלא הצלחתם לפצח או רעיון לפרומפט נוסף, בואו לשתף ולהתייעץ בקבוצת הפייסבוק Finance & Data, הקהילה שלנו לאנשי כספים ו-Power BI: להצטרפות לקבוצה. נשמח לראות אתכם שם ולהמשיך ללמוד יחד.
