תקציב מול ביצוע בר ביצוע!
- Anna Gurevich
- 13 באוג׳ 2024
- זמן קריאה 3 דקות
עודכן: 19 באפר׳
פודקאסט Finance&Data חדש עם סוינג' אנסטסיה בן אבי,
רואת חשבון במחלקת כספים בחברה עירונית בבעלות עירייה, המתמחה בניהול, קידום, תפעול, אחזקה ופיתוח מתקני ספורט מקצועי ותרבות.
בפודקאסט אנחנו נדבר על החשיבות והצורך בניהול נתוני תקציב ומעקב תוצאות שוטפות של תקציב מול ביצוע בארגונים.
נדבר על האתגרים של הניהול תקציב על החשיבות והדרכים לניהול-, באיזה כלים מומלץ לנהל והאם צריך לכך מערכות יעודיות ואיך משלבים במערכות בינה עסקית את התוצאות והתוצרים לצורך הניהול השוטף.
Spotify:
RSS:
חשיבות ניהול תקציב מדויק בארגונים
ניהול תקציב אינו רק פעילות חשבונאית טכנית, אלא כלי ניהולי אסטרטגי מהמעלה הראשונה. תקציב הוא למעשה התרגום המספרי של האסטרטגיה העסקית. כאשר אנחנו מתכננים תקציב, אנחנו מתרגמים את החזון והמטרות של הארגון למספרים ולתוכנית פעולה מדידה.
מספר אתגרים משמעותיים שארגונים מתמודדים איתם בניהול תקציב:
איסוף נתונים מדויק ועדכני - אחד האתגרים המרכזיים הוא איסוף נתונים מדויקים בזמן אמת מכל יחידות הארגון.
אינטגרציה בין מערכות - בארגונים רבים פועלות מערכות מידע שונות שאינן מתקשרות ביניהן באופן אוטומטי.
פער בין תכנון לביצוע - היכולת לזהות פערים בין התקציב המתוכנן לבין הביצוע בפועל ולהגיב אליהם במהירות.
הנגשת מידע למקבלי החלטות - הצגת המידע התקציבי בצורה ברורה ומובנת למנהלים שאינם בהכרח אנשי כספים.
התמודדות עם שינויים בלתי צפויים - גמישות תקציבית לנוכח שינויים בסביבה העסקית, כמו שראינו בתקופת הקורונה או המלחמה בין הטילים והשבתות העסקים , תחומים ואזורים.
מערכות ייעודיות לניהול תקציב
בעידן הנוכחי, כאשר היקפי המידע עצומים והצורך בניתוח מהיר הוא קריטי, הסתמכות על כלים בסיסיים כמו אקסל בלבד לא תמיד מספיקה עבור ארגונים מורכבים ונדרש לשקול צורך במערכת תקציב יעודית או שילוב אוטומציות עסקיות וכלי בינה עסקית.
מערכות ייעודיות מאפשרות:
אוטומציה של תהליכי איסוף נתונים
התראות בזמן אמת על חריגות תקציביות
יכולות תחזית מתקדמות
בקרה תקציבית ברמת פרויקט/מחלקה/הארגון כולו
שילוב מערכות בינה עסקית (BI)
שימוש במערכות בינה עסקית לניתוח נתונים תקציביים מאפשר:
יצירת דשבורדים מותאמים אישית למנהלים שונים
ניתוח מגמות לאורך זמן
זיהוי אנומליות בהוצאות או הכנסות
חיזוי תקציבי מבוסס מודלים סטטיסטיים
הפקת דוחות אוטומטיים לדרגים שונים בארגון
המעבר ממצב של הכנת דוחות אקסל ידניים למצב שבו המידע זמין באופן מיידי על גבי דשבורד אינטראקטיבי משנה את האופן שבו מתקבלות החלטות בארגון.
תרבות ארגונית תומכת תקציב
מעבר לכלים טכנולוגיים, חשוב ליצור תרבות ארגונית המעודדת ניהול תקציבי אחראי:
שקיפות פיננסית - הנגשת מידע תקציבי לכל בעלי התפקידים הרלוונטיים.
אחריות מבוזרת - הענקת אחריות תקציבית למנהלי יחידות, תוך מתן כלים לניהול התקציב שלהם.
הכשרה מתמדת - הדרכות שוטפות לעובדים בכל הדרגים בנושאי תקציב.
שיתוף פעולה - יצירת מנגנוני שיתוף פעולה בין מחלקת הכספים לבין היחידות העסקיות.
דוגמה לשיפור תקציבי בארגון
ארגונים רבים חווים שיפור משמעותי לאחר יישום מערכות ניהול תקציב מתקדמות. למשל, מתקנים ספורטיביים המנוהלים על ידי חברות עירוניות יכולים להתמודד עם אתגרים תקציביים כמו:
תעריפי השכרה שלא מעודכנים באופן סדיר
צריכת אנרגיה וחשמל לא יעילה
עלויות תחזוקה גבוהות עקב ציוד מיושן
עלויות תחזוקה גבוהות עקב ציוד מיושן
גביה וניהול נכסים
ניהול מכרזים
ניהול ספקים
באמצעות ניתוח נתונים מקיף, ניתן לקבל החלטות מבוססות נתונים:
השקעה בציוד חדש חסכוני באנרגיה, שינוי מדיניות תמחור, ניהול נכסים, מכרזים ושכ"ד ושיפור ניצולת המתקנים בשעות שונות.
המלצות לניהול תקציב יעיל
מספר המלצות מעשיות לארגונים המבקשים לשפר את ניהול התקציב שלהם:
השקעה בתשתית טכנולוגית מתאימה - מערכת ייעודית לניהול תקציב וכלי BI הם חיוניים.
פיתוח תהליכי עבודה סדורים - הגדרת תהליכי עבודה ברורים לתכנון תקציב, מעקב וניתוח סטיות.
הטמעת מתודולוגיות תקצוב מתקדמות - שימוש בשיטות כמו תקצוב מבוסס פעילויות (ABC) או תקצוב מתגלגל.
התמקדות במדדי ביצוע מרכזיים (KPIs) - הגדרת מספר מצומצם של מדדי ביצוע משמעותיים במקום לנסות למדוד הכל.
פיתוח יכולות תחזית - השקעה בפיתוח יכולות חיזוי תקציבי לטווח קצר וארוך.
עידוד שיח פתוח - אפשור דיון פתוח על אתגרים תקציביים ועידוד העלאת רעיונות לשיפור.
מעקב אחרי תקציב ראשוני מול השינויים שבוצעו בתקציב לאורך התקופה
סיכום
ניהול תקציב אפקטיבי הוא הרבה מעבר לטבלאות ומספרים. זהו תהליך אסטרטגי המשלב טכנולוגיה, תהליכים ותרבות ארגונית. בעידן הדיגיטלי של היום, היכולת לנתח נתונים תקציביים בזמן אמת, להפיק תובנות ולהגיב במהירות לשינויים היא יתרון תחרותי משמעותי.
ארגונים שישכילו לאמץ גישה מתקדמת לניהול תקציב, המשלבת מערכות ייעודיות וכלי בינה עסקית, ימצאו את עצמם בעמדה טובה יותר להתמודד עם אתגרי השוק המשתנה ולממש את היעדים העסקיים שלהם באופן אפקטיבי יותר.
המדדים המוצגים להלן הם להדגמה בלבד ומהווים רעיונות למנהלים. יש להתאים את הדשבורד לצרכי הארגון הספציפי ולדרישות הניהוליות והרגולטוריות הרלוונטיות. כמו כן יש להציג בהתאם לחוקי ויזואליזציה והנגשת נתונים.
קישור לפרק של הפודקאסט , תהנו
כרגיל כל מי שיש לו מה להוסיף / להעיר / להאיר מוזמנים לעשות זאת בתגובות.
אם אהבתם תשתפו שגם אחרים יהנו ותמשיכו לעקוב אחרינו .
Spotify:
RSS:
אם קיבלתם ערך, לחצו לייק, תגיבו, שתפו , מוזמנים לעקוב ולהמשיך לתמוך בתכנים . תודה!
Comments